بخش 3.9

الف - کارفرما موظف است فرآیند انتخاب مشاوران را مستندسازی کند.
ب- مستندهای فرآیند انتخاب مشاوران شامل موارد زیر است:
۱- فراخوان مشاوره
۲- فهرست بلند مشاوران (نام مشاور منتخب در روش تک گزینه‌ای)
۳- استعلام ارزیابی کیفی بجز روش تک گزینه‌ای
۴- گزارش ارزیابی کیفی مشاوران بجز روش تک گزینه‌ای
۵- اسناد درخواست پیشنهاد (موضوع ماده (۱۸))
۶- صورتجلسه پایانی طبق ماده (۲۳)
۷- خلاصه قرارداد که شامل موضوع، شماره، تاریخ، مبلغ، مدت، نام مشاور و اهم خدمات است.
۸- اسناد و مدارک اخذ شده از مشاوران در طول فرآیند خرید خدمات مشاوره.
۹- اسناد قراردادی که شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن است.
پ- کارفرما باید تمامی مراحل خرید خدمات مشاوره را به صورت مکتوب مستندسازی نموده و مستندهای متناظر با اجزای (۱) تا (۷) بند (ب) این ماده را از طریق بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر کند.
تبصره ۱ - کارفرما به تشخیص خود می‌تواند مدارک و مستندات استعلام از مشاوران برای ارزیابی کیفی را در چارچوب مشخص فقط به صورت الکترونیکی (بدون نسخه کاغذی) اخذ نماید.
تبصره ۲ - در صورت لغو فرآیند خرید خدمات مشاوره، کارفرما باید اعلامیه و خلاصه ادله مربوط را در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر نماید.
تبصره ۳ - در پایان فرآیند خرید خدمات مشاوره باید پاکت‌های مالی ناگشوده به ارسال کنندگان پیشنهاد مسترد و رسید دریافت گردد و رسید دریافت شده به صورت مکتوب مستند و بایگانی شود.
ت- معاونت فهرست مشاوران صلاحیتدار را با ذکر رشته و زمینه تخصصی، پایه صلاحیت و نتایج ارزشیابی دوره‌ای در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر می‌نماید.
ث- مهلت اطلاع‌رسانی در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات برای هر یک اجزای (۱) تا (۷) بند (ب) و تبصره (۲) بند (پ) این ماده در دستورالعمل معاونت تعیین می‌شود.