مسئول نگهداری‌ ساختمان باید کلیه‌ مکاتبات و اقدامات انجام شده در رابطه‌ با اجرای‌ الزامات این‌ مبحث‌ را نگهداری‌ نماید. مدارک مذکور تا زمانی‌ که‌ ساختمان یا موارد مرتبط‌ با آن اسناد و مدارک وجود دارد، باید نگهداری‌ شود، مگر زمانی‌ که‌ مقررات دیگری‌ برای‌ آن وضع‌ شود.