شرکت‌ها باید به یکی از صور مندرج در قانون تجارت، در اداره ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی به ثبت رسیده و تأسیس آن‌ها در روزنامه رسمی کشور آگهی شده باشد. مؤسسات و نهادهای عمومی غیردولتی نیز اقدام به تأسیس واحدهای سازمانی فنی خاص برای انجام نظارت ساختمان نموده و تشکیلات سازمانی آن‌ها به تصویب مراجع صلاحیتدار رسیده باشد.

در موضوع شرکت، انجام و عرضه خدمات نظارت ساختمان درج شده باشد.

ناظر حقوقی عضو سازمان استان باشد.

حداقل دو نفر از اعضای هیات مدیره شرکت یا مدیران واحد فنی باید دارای پروانه اشتغال نظارت ساختمان در رشته مورد درخواست بوده و جزو شاغلان تمام وقت فنی تعریف شده در این شیوه نامه نباشند.

مدیرعامل شرکت یا مسوول واحد فنی که پروانه حقوقی به نام او صادر می‌گردد، باید دارای پروانه اشتغال مهندسی نظارت ساختمان در یکی از رشته‌های موضوع قانون بوده و جزو شاغلان تمام وقت تعریف شده در این شیوه نامه نباشد.