دبیرخانه با بررسی پرسش نامه و استخراج اطلاعات آن، مقدمات بازدید از ساختمان‌های مورد گزارش را فراهم می‌سازد و ارزیاب یا ارزیابان کمیته رابرای احراز اطلاعات داده شده و ارزیابی پروژه‌ها اعزام می‌نماید.